Looply
Projektmanagement leicht gemacht!
Weil viele Projekt gleichzeitig viel anstrengender sind, als sie es sein müssten: Looply hilft dir, Kampagnen, Konzepte & Co. schneller aufzubauen, bietet transparente Dokumentations-möglichkeiten, eine simple Zeitabwicklung und vieles mehr! Somit sparst du dir viel Zeit und Energie und hast den Kopf wieder frei.
Wir zeigen dir heute am Beispiel von Simon, wie dir das Projektmanagement-Tool in vier einfachen Schritten deinen Arbeitsalltag erleichtern kann.
1.) Erstelle deinen Projektablauf
Man kennt das ja: Obwohl sich die Abfolge diverser Prozesse bei sehr vielen Projekten ähnelt, steht man am Anfang eines Konzeptes oft vor derselben, mühseligen Aufgabe.
Ein individueller Ablauf soll festgelegt werden.
Vor dem gleichen Task stand Simon von der Online Marketing Agentur Conversion Club. Er soll für mehrere Kunden gleichzeitig verschiedene Kampagnen konzipieren, Aufgaben an seine Teammitglieder weitergeben und ist generell der organisatorische Ansprechpartner der Projekte. Er muss also seine Kunden über Projektschritte am laufenden halten und immer wieder Freigaben einholen.
Eine Situation, bei der es oft schwer ist, den Überblick zu behalten…
Durch eine kurze Google-Recherche stoßt er dann schließlich auf Looply von Joinpoints. Da ihm in seiner aktuellen Situation jede Hilfe recht ist, entscheidet er sich dazu, die kostenlose Testphase zu nutzen und das Tool einfach mal auszuprobieren.
Schnell merkt er, dass gewohnte Aufgaben wie…
- Aufgaben an seine Teammitglieder weiterzugeben
- Deadlines festzulegen
- Die Zeiterfassung der einzelnen Projekte mitzuschreiben
- Der Wissenstransfer mit KundInnen
…gar nicht mehr so schwierig erscheinen, da durch das moderne Interface von Looply alle Details und Abläufe übersichtlich dargestellt werden!
Was auf manuelle Weise sehr viel von Simons Gesamtkapazität in Anspruch genommen hat, gelingt ihm mit Looply jetzt rasch und bequem.
Und das Beste: Hat er erstmal den Projektablauf festgelegt, kann er sein Template speichern und auf ähnliche, zukünftige Projekte mit anderen Projektphasen übertragen. Ganz nach der Devise “less effort – better outcome” hat er innerhalb des Programms die Möglichkeit, das Projekt in verschiedene Phasen einzuteilen und so ihm, seinem Team und natürlich auch seinem Kunden den Überblick zu erleichtern. Somit muss er nicht wie bei anderen Projekt-management Tools für jedes Projekt eine Pipeline anlegen, sondern kann alle Projekte durch die gleiche Pipeline laufen lassen.
In nur wenigen Minuten ist sein individueller Projektablauf designt und lässt sich mit wiederkehrenden Aufgaben befüllen.
2.) Bestimme, wie das Projekt abgewickelt wird
Ein guter Überblick ist wichtig – das gilt natürlich auch für das Thema Projektmanagement. Durch die Pipeline-Darstellung kann Simon auf einen Blick sehen, in welcher Phase sich sein Projekt befindet, wer für das Projekt eingeteilt ist und welche To-Dos für die jeweiligen Parteien noch anstehen.
Frei nach dem sogenannten “Eisenhower-Prinzip” kann er Tasks außerdem nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Ideen, Feedback und Dokumente, die für das Projekt essentiell sind, hinzuzufügen sowie Termine und Deadlines festzulegen.
Jedes neue Projekt kommt dann in seine Pipeline und wandert durch seinen festgelegten Projektablauf. Sobald ein Projekt eine neue Phase erreicht, fügt Looply automatisch die anstehenden Aufgaben in die To-Do-Liste der zugeteilten Person.
3.) Aufgabenverteilung im Easy-Mode
Ist die Projektphase abgeschlossen, kann das zuständige Teammitglied das Projekt schnell und einfach per Drag&Drop in die nächste Phase ziehen. Looply aktiviert anschließend automatisch alle standardisierten Aufgaben und weist sie dem Team-Member zu, der/die davor als Verantwortliche/r definiert wurde.
Damit muss sich Simon nicht mehr selbst um das Erfassen und Verteilen von Aufgaben kümmern!
4.) Sharing = Caring
Sind bei einem Projekt viele Personen involviert, zieht das meist einen langen E-Mail-Verkehr mit sich – bei dem man schon mal wichtige Informationen und Details verloren gehen können.
Hier setzt Looply an: Mit dem Connect-Portal lassen sich mit nur einem Klick Fortschritte, Updates sowie die Projektübersicht mühelos teilen. Alle wichtigen Infos, Details und Daten können außerdem direkt im Projekt gespeichert werden – auf diese Weise sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Wissenstand!
Sämtliche von Simon freigegebenen Dokumente und Informationen sind somit für sein Team, seine Kunden und externe Partner zugänglich.
Und weil wir wissen, dass so viele Infos auf den ersten Blick schon mal verwirrend sein können, findest du im nachfolgenden Video nochmal die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Wir wünschen dir bei der Erstellung und dem Management deiner Projekte viel Spaß und Erfolg! 😉
Get it – Do it – Loop it!