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Diese Vorteile bringt ein

einheitlicher und organisierter Projektablauf

Keine Frage: Viele Projekte gleichzeitig, mit vielen involvierten Personen zu managen, kann sehr viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen. Gut, dass es mit Looply von Joinpoints viele Möglichkeiten gibt, wie du den Projektablauf effizienter gestalten kannst.

Bei einer unzureichenden Projektplanung kann es passieren, dass sich innerhalb des Ablaufs viele neue Problematiken manifestieren, mit denen man im Vorhinein nicht gerechnet hat: Oft verändern sich die Erwartungen des Kunden, frustrierende Fehlkommunikation und schrumpfende Budgets können sogar das simpelste Projekt unnötig belastend werden lassen – und so den Workflow aller Beteiligten erschweren.

Diese Dinge können deine Projekte sehr schnell entgleisen lassen:

  • Fehlende oder unzureichende Kommunikation
  • Unstrukturiertheit
  • Unübersichtliche Projektübersicht
  • Schlechter Überblick über die einzelnen Tasks
  • Variierende Prioritäten der einzelnen Parteien

Aber: Dont`t panic!

Ist der Projektablauf klar definiert – und vor allem übersichtlich, verschwendest du keine Zeit mehr mit Symptombekämpfung. Probleme werden also gelöst, bevor sie überhaupt entstehen können. 

Wir habe heute 3 Grundpfeiler in Sachen Projektmanagement, wie du die oben genannten Punkte einfach an der Wurzel packen kannst – und so den Projektablauf für alle Parteien angenehmer gestaltest.

Projektablauf, Projektplanung

1.) Gezieltere Abwicklung der Projekte mit einheitlichen Projektphasen

Bevor du deine Projekte beginnst, solltest du dir ein Bewusstsein für die einzelnen Phasen deines Projekteablaufs schaffen. Im Normalfall wird ein Projekt in folgende Phasen aufgeteilt: 

  • Projektdefinition
    •  Welche Ziele hat das Projekt?
    • Wieviel Budget ist vorhanden?
  • Projektplanung
    • Wer übernimmt welche Tasks?
    •  Wieviel Zeit und Geld werden die individuellen Prozesse in Anspruch nehmen?
    • Welche Milestones lassen sich kurz- und langfristig festlegen?
  • Projektdurchführung
    •  Welche Fortschritte lassen sich evaluieren? 
    • Sind alle Milestones realistisch festgelegt worden? Wenn nein, wieviel Kapazität würde es in Anspruch nehmen, diese zu erreichen?
  • Projektabschluss
    • Wurden alle Ziele erreicht? 
    •  Welche Learnings wurden aus dem Projekt gezogen?
 Mit Looply geht das übrigens ganz einfach – in der sogenannten Pipeline-Ansicht bewahrst du über die Projektphasen stets den Überblick. Auch die Verteilung von Aufgaben schaffst du schnell und unkompliziert mittels Mausklick!
Projekt, Projektmanagement

2.) Bessere Übersicht – mehr Dynamik!

Sind mal alle Projektphasen und wiederkehrende Aufgaben übersichtlich festgelegt, kannst du nicht nur besser reagieren, sollten bei den einzelnen Prozessen Komplikationen oder Schwierigkeiten auftreten, die den Ablauf verzögern oder verändern. Du hast auch deinem Team mit deiner Vorausplanung die Möglichkeit eröffnet, flexibel zu arbeiten. 

Auch für Ziele des Projektes ist eine übersichtliche Struktur wichtig. Das SMART-Prinzip legt hier fünf wichtige Faktoren für Milestones fest:

  • Spezifisch: Was ist das Ziel genau?
  • Messbar: An welchem Faktor soll das Ziel gemessen werden?
  • Attraktiv: Warum soll das Ziel erreicht werden?
  • Realistisch: Ist das Ziel überhaupt realisierbar?
  • Terminiert: In welchem Zeitrahmen soll das Ziel erreicht werden?
Sind die Projektziele realistisch gesteckt, fällt es dir und deinem Team viel leichter, sich in den allgemeinen Zweck des Projektes hineinzudenken.
Kommunikation, Sprechen

3.) Communication is key!

Ein gutes Kommunikationssystem zu etablieren, ist nicht immer leicht. Immerhin erschweren Dinge wie lange
E-Mailketten, mehrere Ansprechpartner für eine einzelne Aufgabe und ein ständiges Wechseln der Kommunikationskanäle (Telegram, WhatsApp etc.) den Workflow. 

Lege von Anfang an Wert auf ein gutes Kommunikationssystem. Stelle dir bei der Planung am besten die folgenden Fragen: 

  • Auf welchen Kanälen wird die Kommunikation am häufigsten ausgetragen? Lassen sich diese reduzieren?
  • Ist die derzeitige Frequenz an Teammeetings ausreichend, um alle Beteiligten mit den nötigen Updates zu versorgen?
  • Wie oft finden Feebackgespräche mit den KundInnen statt? 

Bei Teammeetings und Feedbackgesprächen ist es wichtig, den Fokus nicht nur auf Mängel zu setzen, sondern auch positive Dinge und Teilerfolge hervorzuheben. So bleibt dein Team und du motiviert! 🙂

Übrigens: Mit dem Connect-Portal von Looply sind diese Punkte kein Thema mehr. Alle wichtigen Infos sind hier nämlich für sämtliche Beteiligten mit nur einem Mausklick verfügbar – und das jederzeit. 

Bye-bye Missverständnisse & Co!
 
Conclusion, Zusammenfassung

Kurz gesagt...

Je genauer du deine Projekte planst, desto leichter wird es sein, dich an unvorhergesehene Dinge anzupassen. Ein Optimieren des Workflows verschafft dir außerdem jede Menge Zeit – diese kannst du nutzen, um einzelne Prozesse sorgfältiger abzuwickeln. 

Unser Projektmanagement-Tool ist genau für diesen Zweck entwickelt worden. Mit Looply kannst du dir, deinen Teammitgliedern und deinen Kunden Zeit, Energie – und vor allem Nerven sparen. 

Hier findest du eine kurze Zusammenfassung über die elementaren Funktionen von Looply: 

Happy Posting! <3

Get it – Do it – Loop it!